はんこ文化は日本の商週間において広くそして、深く浸透しています。はんこ文化は通信、その他コミュニケーション等がない時代からの習慣です。
働き方も多様化し、各ITツールも充実している現在において、はんこ文化は必要なのでしょうか。 具体的にはどのような問題が生産性を下げているのか主な要因３つを解説します。
押印だけに出社・移動しなければならない
テレワーク中も押印のためだけにやむなく出社という状況が発生している事はみなさんもご存じのことかと思います。
近年の働き方改革でテレワークのルール整備は幾分進みましたが、押印のために出社しなければならい状況を見ると「あくまで出社を前提とした一部」のテレワークであったと言わざるを得ません。
また、本社の他に、支部や支所、店舗を複数持つような拠点企業では、押印の為に移動をしたりすることもあります。
押印は「承認してほしい人による確認がされた・承認された」ということがわかればその目的を達成することが出来ます。押印のために本業の時間を潰してまで複数の拠点を行ったり来たりするのはとてももったいない時間の使い方をしているのです。
押印がないと仕事が進まないため、押印ありきの無駄な時間が生まれてしまう
発生してしまいます。押印の為の移動や、待ち時間、押印後の書類提出や、管理で「仕事」ともいいづらい業務が発生しているのです。 こうした仕事が、本来やらなければならない業務を妨げ、生産性を下げているのです。
ペーパーレスが進まない
ハンコ文化はそのままペーパーレスを妨げる原因となります。ペーパーレスが進まなければ、結局はその書類が物理的にある場所での仕事をし、回覧や共有、決裁をしなければならないため、出張等での不在時に対応が出来ない、あるいは、他拠点の場合は決裁のために郵送しなければならないといった手間が生まれます。
脱ハンコのメリット
脱ハンコは様々なメリットをもたらします。業務におけるメリットにとどまらず、生産性向上への貢献といった、働き方といった大きな観点からもその効果をもたらすでしょう。
場所にとらわれない働き方の実現、脱ハンコは、働く場所からも私たちを解放してくれます。脱ハンコが出来れば、オンラインで意志決定ができ、どこからでも働けるようになります。
ハンコ文化は根強いものですが、それを脱すれば紹介した様なメリットがあります。
脱ハンコは、今後の日本の働き方革命を期待するものではないでしょうか。
